În cadrul comunicării în cadrul organizației școlare pot apărea o serie de dificultăţi, de fenomene perturbatoare – care ţin fie de sistem (la nivelul componentelor comunicării) fie de proces (ca rezultat al interacţiunii din interiorul comunicării) – cu efect negativ asupra acesteia, cele mai relevante fiind:
- blocajul comunicării (întreruperea completă, temporară sau permanentă a comunicării, atât din cauze obiective cât şi subiective, psihologice);
- bruiajul comunicării (apariţia zgomotelor, perturbarea parţială şi temporară a comunicării de factori obiectivi sau psihologici care se interpun în timpul transmiterii mesajului);
- filtrajul informaţiilor (atât emiţătorul cât şi receptorul „filtrează” informaţiile, pe unele lăsându-le să treacă, pe altele nu, în mod conştient, voluntar);
- distorsiunea informaţiilor (deformarea, denaturarea involuntară a mesajului în cursul transmiterii lui de la emiţător la receptor, de la o verigă de comunicare la alta);
- omisiunea informaţiilor (emiţătorul filtrează intenţionat mesajul, sau nu poate cuprinde întregul mesaj şi îl transmite utilizând informaţii incomplete);
- supraîncărcarea (atunci când receptorul trebuie să facă faţă unei abundenţe informaţionale extreme).
Toate formele perturbatoare ale comunicării afectează în mod diferenţiat eficienţa comunicării şi, totodată, ele pot interveni atât în plan orizontal (la nivelul grupurilor sau departamentelor aflate la acelaşi nivel ierarhic) cât şi pe plan vertical (niveluri ierarhice diferite) descendent sau ascendent, dar într-un mod diferit (de exemplu, filtrajul apare mai pregnant în comunicarea ascendentă; de asemenea, ele sunt mai frecvente în plan vertical decât orizontal).
Cu referire la cauzele organizaţionale ale perturbării comunicării, diverși autori consideră că cele mai multe ţin de organizarea defectuoasă a structurii organizaţionale (Zlate, 2004):
- existenţa numărului mare de eşaloane suprapuse, de verigi intermediare prin care trebuie să circule informaţiile (favorizarea în special a filtrajului şi distorsiunii comunicării) şi a rigidităţii lor (norme, şi reguli rigide privind circuitul informaţiilor);
- existenţa în cadrul organizaţiei a unei pluralităţi a conducerii (prea multe verigi care controlează acelaşi loc de muncă);
- existenţa mai multor servicii independente (lipsite de control);
- cuplarea mai multor servicii diferite după conţinutul activității, într-unul singur (fiecare rămânând în cadru său de referinţă).
Toate aceste bariere în comunicare pot fi depăşite, utilizând diverse modalităţi sau tehnici. Johns (1996) menţionează următoarele tehnici organizaţionale de îmbunătăţire a comunicării:
Ø alegerea mijlocului de comunicare corect pentru a reda corespunzător (cu acurateţe) mesajul avut în vedere. În acest sens, foarte importantă este ierarhizarea diverselor mijloace de comunicare în funcţie de amplitudinea informaţiei pe care o pot transmite (capacitatea potenţială de informare şi transfer a unui canal de comunicare); de regulă, mesajele nonrutiniere necesită mijloace de comunicare cu amplitudine mare, spre deosebire de mesajele rutiniere (circulare, rapoarte scrise) care necesită o amplitudine mică;
Ø feedback-ul la 360 de grade: presupune evaluarea performanţelor bazate pe evaluările persoanei respective făcute de şefi, membrii organizației, beneficiari; actual, evaluarea performanţelor se poate face în dublu sens (şi de la membrii organizației spre şef); se bazează mai ales pe competenţa comportamentului decât pe performanţa obținută;
Ø sondajele de opinie printre membrii organizației şi feedback-ul lor, elaborate prin chestionare cu răspunsuri anonime prin care fiecare îşi declară atitudinile şi opiniile sincere despre organizaţia respectivă şi practicile ei; fluxul comunicării ascendente se intensifică prin feedback (rezultatele sondajului sunt trimise înapoi la membrii organizației);
Ø sistemul „liniilor fierbinţi” interne şi reţeaua de televiziune internă, pentru a facilita comunicarea cu membrii organizației;
Ø instruirea echipei manageriale (dezvoltarea abilităţilor de comunicare a managerilor, prin programe eficiente de instruire).
SURSA BIBLIOGRAFICĂ:
Johns G. (1998). Comportament organizaţional. Bucureşti: Economică.
Zlate, M. (2004). Tratat de psihologie organizaţional-managerială. Vol. I. Iaşi: Polirom.