Timpul reprezintă, probabil, cea mai importantă sursă de stres profesional.
Cercetările au arătat că există o corelație pozitivă între „stresorii” de timp, insatisfacția profesională şi o serie de afecţiuni somatice (hipertensiunea, nivelul crescut al colesterolului, îmbătrânirea prematură etc.).
Persoanele supuse în mod constant la stres tind să-şi accentueze comportamentul lor obișnuit (Corodeanu, 2006): cele retrase devin şi mai retrase/ necomunicative iar cele care preferă singurătatea vor evita pe cât posibil şi mai mult compania altor persoane; cele care vor lucra până târziu vor lucra şi mai mult, cu un orar prelungit. Se pot adăuga dereglările de somn, izolarea faţă de ceilalţi membri ai organizaţiei, abuzul de medicamente. Toate acestea au drept consecinţă scăderea eficacităţii şi o lipsă a gestionării eficiente a timpului.
Whetten și Cameron (2002) susțin că prezenţa temporară a „stresorilor” de timp poate fi, în unele situaţii, un motivator important, persoana în cauză dorind să-și îndeplinească sarcinile, rezolvarea lor aducându-i o satisfacţie mult mai mare decât dacă factorii cauzatori de stres nu ar fi existat.
Cauzele managementului ineficient al timpului (Corodeanu, 2006):
1. cauze exterioare - determinate de lipsa de organizare: timpii prea scurţi alocaţi iniţial activităţilor programate, întreruperile (inclusiv telefoanele) venite din partea membrilor organizaţiei sau din exteriorul acesteia, urgenţele neprevăzute (dacă este cazul), nepregătirea din timp a ordinii de zi a şedinţelor/reuniunilor;
2. cauze care ţin exclusiv de persoana managerului, de felul său de a fi şi de a se comporta sau de situaţia particulară cu care se confruntă (oboseala, depresia, anxietate, probleme personale);
3. cauze care ţin de membrii organizației şi/sau de parteneri: lipsa de punctualitate a acestora sau faptul că aceştia „trag de timp, prelungind discuţiile”, faptul că intervin cu o problemă complicată şi greu de rezolvat pe moment sau din contra, prezintă informaţii nerelevante sau eronate, lipsa de competenţă şi plasarea în responsabilitatea managerului a rezolvării problemelor care cad în sarcina lor.
Stiluri individuale privind managementul timpului
Cole (1993) arată că stilul individual, personalitatea managerului îşi pune amprenta asupra organizației sale şi asupra tuturor celor care intră în contact cu aceasta; există diferenţe importante între atributele şi stilurile comportamentale individuale care influențează modul de abordare a timpului:
· unele persoane lucrează mai bine la începutul zilei, altele după-amiază;
· unele persoane preferă să-şi distribuie efortul de muncă pe o perioadă mai îndelungată, altele preferă să-şi concentreze eforturile pe perioade scurte, intensive;
· unele persoane pot să facă faţă doar unei singure sarcini într-o unitate de timp, altele pot să jongleze simultan cu mai multe activităţi;
· unele persoane sunt orientate spre sarcini, altele spre persoane/ relații;
· unele persoane preferă să delege cât mai mult posibil, altele preferă să păstreze sarcinile şi să le desfăşoare singuri;
· unele persoane sunt foarte ordonate şi metodice, altele sunt haotice şi dezorganizate;
· unele persoane au mai multe abilităţi sau sunt mai experimentate decât altele.
Ceaușu (1999) evidențiază cele mai frecvente erori în utilizarea timpului:
® să munceşti mai mult sau mai rapid (în cadrul unei activităţi ce se desfaşoară într-un interval de timp determinat);
® să reduci timpul dedicat anumitor activităţi, considerând că aceste activităţi sunt mai puţin importante decât altele;
® să realizezi diferite sarcini în acelaşi timp, considerând că astfel utilizezi timpul în mod optim;
® să ai senzaţia că dacă eşti tot timpul ocupat vei obţine cele mai bune rezultate;
® să crezi că dacă ai o responsabilitate mai mare trebuie să munceşti mai mult, pentru a da exemplu;
® să acorzi mai mult timp luării unor decizii si astfel deciziile vor fi mai bine fundamentate.
Godin (apud Armstrong, 2003) definește managementul timpului: un proces personal de programare, de anticipare şi de reacţie într-o manieră planificată, predictivă, efectivă şi eficientă.
Managementul timpului prezintă numeroase avantaje pentru manageri, deoarece îi ajută:
să atingă scopul urmărit;
să stabilească priorităţile;
să obţină o vedere de ansamblu asupra sarcinilor de realizat;
să comunice mai bine;
să obţină mai multe rezultate pe unitatea de timp;
să delege sarcini;
să păstreze echilibrul în viaţa profesională şi personală;
să-şi dezvolte creativitatea;
să reziste şi să se adapteze mai bine schimbărilor;
să participe la îmbunătăţirea calităţii vieţii tuturor membrilor organizaţiei.
Soluții/ tehnici pentru un management al timpului eficient (apud Corodeanu, 2006):
® stabilirea cu claritate a scopului şi a termenului de realizare a acestuia. managerii se lasă deseori „prinşi” în activităţi în asemenea măsură încât nu-şi mai pun problema care este motivul acestor activităţi. din când în când ei trebuie să reflecteze care sunt obiectivele pe termen scurt şi care sunt strategiile care sunt necesare pentru atingerea acestora.
® alcătuirea unei liste de lucru şi organizarea activităţii zilnice prin intermediul acesteia. listele înseamnă putere! concomitent este necesară evidenţierea duratei fiecărei activităţi în calendar.
® notarea în agendă: reprezintă o modalitate de a nu uita dar şi o sursă eliberatoare de stres. multe dintre ideile şi informaţiile referitoare la desfăşurarea unei activităţi importante acaparează toată energia managerului, iar abilitatea de a gândi concentrat se diminuează semnificativ. managerul se va simţi tensionat de teama de a nu pierde din detalii. notarea pe hârtie va elimina necesitatea memorării acestora, lăsând cale liberă pentru alte proiecte.
® impunerea şi respectarea cu rigurozitate a termenelor limită;
® clarificarea priorităţilor;
® angajarea unei secretare eficiente care să preia o parte din responsabilităţile mai puţin importante. faptul de a avea un asistent va obliga managerul să delege (ceea ce înseamnă timp câştigat), iar pe de altă parte îi va impune să stabilească priorităţi privind sarcinile de lucru, să le organizeze atât de bine încât altcineva le va putea prelua total sau parţial.
® aruncarea la „coşul de gunoi” a hârtiilor şi rapoartelor neimportante;
® punerea la punct a unui sistem coerent, în cadrul căruia fiecare activitate îşi are stabilită clar poziţia, iar fiecare responsabil ştie clar ce are de făcut şi este competent să-şi îndeplinească singur sarcinile;
® conducerea la uşă a musafirilor nepoftiţi sau care „mănâncă timpul” cu detalii nesemnificative, lungindu-se la „vorbă”;
® evitarea promisiunilor care au şanse mari de a nu fi onorate.
® „regula celor cinci minute” - pentru acei angajaţi care nu au darul de a fi succinţi şi tranformă cea mai simplă discuţie într-o conversaţie mult prea lungă, pregăteşte o surpriză. managerul poate să-i anunţe foarte clar că nu are la dispoziţie decât cinci minute. prin această metodă angajaţii îşi vor îmbunătăţi aptitudinea de a fi succinţi şi întrevederea va lua sfârşit după ce se vor scurge cele cinci minute. este o metodă eficientă numai dacă ia în consideraţie tipul de problemă şi relaţia anterioară cu subordonatul.
® „regula orei de linişte” - chiar şi managerii care aplică regula „uşii deschise” îsi permit să îşi închidă uşa biroului din când în când. regula propusă de manageri este următoarea: dimineaţa, ei folosesc prima oră de muncă pentru a-şi planifica priorităţile pe ziua respectivă. angajaţii trebuie să înţeleagă faptul că aceştea nu sunt disponibili în acestă oră, cu excepţia cazurilor urgente.
® „delegarea, încurajarea angajaţilor să ia decizii” - mulţi dintre managerii care se plâng de lipsa timpului doresc de fapt să deţină controlul şi nu se simt în largul lor dacă nu participă la luarea celei mai mici decizii. acest lucru îi face să se simtă puternici, indispensabili, dar, pe de alta parte îi face pe angajaţi sa se simtă dependenţi de ei şi nesiguri pe forţele proprii. însă managerii trebuie să încurajeze luarea deciziilor, chiar şi de către cel mai modest angajat. managerii nu pierd timpul făcând treaba subordonaţilor lor, ci preferă să îşi investească timpul asigurându-se că personalul are la dispoziţie toate condiţiile de muncă necesare: training, echipament, cu alte cuvinte îşi folosesc timpul conducând.
® „investirea timpului în explicarea clară a obiectivelor” - managerii care se grăbesc în procesul de explicare a proiectelor, a obiectivelor şi a responsabilitaţilor economisesc câteva minute, pe care le vor plăti cu vârf şi îndesat spre finalizarea proiectelor. pentru că nu li s-au explicat obiectivele concrete şi paşii clari necesari pentru a le atinge, angajaţii vor acţiona confuz, în direcţii greşite. stabilirea exactă a strategiei de lucru va economisi întreruperi, frustrări, neînţelegeri şi timp.
® „folosirea e-mail-ului pentru a ţine legătura cu vorbăreţii” - telefonul reprezintă un instrument care facilitează o comunicare rapidă, dar tot el poate fi generatorul unei mari pierderi de timp chiar fără să ne dăm seama.în cazul în care a telefonat managerul, dialogul poate fi condus conform obiectivelor pe care şi le-a stabilit. dacă el este cel căutat, nu poate fi disponibil în permanenţă: poate să planifice zilnic intervale de timp în care să răspundă la telefon.
® „stabilirea întâlnirilor la sfârşitul programului” - este o soluţie salvatoare, mai ales în cazul angajaţilor insistenţi, care v-ar întrerupe cu orice ocazie; când intră în birou, explicați-le că sunteți ocupat, dar îi veți primi cu plăcere la o oră precizată de dv.; dacă ora nu le va conveni, propuneți o întâlnire ziua următoare, într-o pauză.
® „evitarea persoanelor care ocupă mult timp” - dorind să încheie o discuţie, unii manageri îi sugerează musafirului nedorit să meargă să ia o cafea sau un ceai. la întoarcere, se oferă să îl conducă pe angajatul respectiv la biroul său. o altă metodă folosită de manageri este să profite de primirea unui telefon „foarte important, care nu poate fi amânat”.
Whetten și Cameron (2002) recomandă ca tehnicile pentru eficientizarea timpului să nu fie aplicate toate simultan, deoarece ar duce la suprasolicitarea şi la pierderea de timp preţios pentru aprofundarea lor. Managerul trebuie să aleagă cel mult trei tehnici de eficientizare care i se par cele mai potrivite pentru stilul său de organizare.
SURSE BIBLIOGRAFICE:
Armstrong, M. (2003). Managementul resurselor umane. Manual de practică. Bucureşti: Codecs.
Ceaușu, I. (1999). Enciclopedia managerială. Bucureşti: ATTR.
Cole, G. A. (1993). Management - Theory and Practice. Fourth Edition. London: DP Publication Ltd, Aldine Place.
Corodeanu, D. T. (2006). Managementul timpului sau tehnici şi instrumente pentru a economisi eficient timpul. În: Analele Ştiinţifice ale Universităţii „Alexandru Ioan Cuza”- Seria Ştiinţe Economice. Vol. 52-53, 168 - 179. Iași: UAIC.
Whetten, D. A., & Cameron, K. S. (2002). Developing management skills. London: Prentice Hall.