„ Nimic nu este prea dificil, dacă împarți în pași mici ceea ce ai de făcut”
Henry FORD
Expresia “control intern” provine din termenul englezesc “internal control”, care pentru anglosaxoni “to control”, înseamnă, în primul rând, “a deţine controlul (a ţine sub control)” şi abia în al doilea rând “a verifica”, pe când, în ţările de limbă latină, sensul acestei expresii este exact contrar, provenind din alăturarea cuvintelor „contra“ și „rolus“ utilizate în mediul militar roman și se înțelege, în sensul larg, „verificarea unui act după original“.
Sistemul de control intern managerial reprezintă în esență, un control al performanțelor obținute și în stare să răspundă cel mai bine, intereselor urmărite de către entitatea publică în atingerea obiectivelor.
Privit și perceput ca o funcție managerială și nu ca una de verificare, sistemul de control intern managerial este în responsabilitatea conducătorilor de a-l implementa și dezvolta continuu, în scopul funcționării eficiente a entității publice.
Controlul intern managerial prin obiectivele și procedurile sale urmărește: să asigure o bună folosire a resurselor (financiare, umane) și corelarea acestora cu obiectivele entității publice; îmbunătățirea fluxului informațional; creșterea inteligibilității, gestionarea riscurilor, prevenirea și depistarea fraudelor și calitatea documentelor.
Scopul sistemului de control intern managerial este de a preveni erorile și neregulile, de a înlătura preventiv cauzele care le determină și de a perfecționa activitățile controlate.
Controlul intern managerial poate oferi managementului date privind progresul sau regresul acestuia în atingerea obiectivelor propuse.
Controlul intern managerial oferă o asigurare rezonabilă, dar nu absolută că entitatea publică își îndeplinește obiectivele propuse.
Asigurarea rezonabilă presupune atingerea unui nivel de încredere satisfăcător din punct de vedere al costurilor, beneficiilor și rezultatelor, nivel care se stabilește prin autoevaluare și evaluare externă.
Cadrul legal actual în România:
Ȋn data de 12 iunie 2018, au fost publicate ȋn Monitorul Oficial Instrucţiunile MEN nr. 1/2018, care stabilesc un nou model de procedură şi o listă de proceduri cu un număr redus de proceduri. Instrucţiunile sunt corelate şi cu prevederile OSGG nr.600/2018, care a abrogat ordinul anterior nr. 400/2015.
Astfel, lista minimală de proceduri operaționale și de sistem necesare ȋn instituțiile de învățământ este:
|
Nr. standard |
Denumirea Standardului |
Codificare procedură |
Denumirea procedurii |
|
1 |
Etică și integritate |
PS-01.01 |
Elaborarea Codului de etică |
|
2 |
Atribuții, funcții, sarcini |
PS-02.01 |
Întocmirea, actualizarea şi aprobarea fişelor de post |
|
PS-02.02 |
Delegarea de atribuţii |
||
|
3 |
Competență, performanță |
PS-03.01 |
Evaluarea performanţelor angajaţilor |
|
4 |
Structura organizatorică |
PS-04.01 |
Analizarea şi stabilirea structurii organizatorice |
|
5 |
Obiective |
PS-05.01 |
Stabilirea obiectivelor unităţii de învăţământ |
|
6 |
Planificarea |
PS-06.01 |
Planificarea resurselor în vederea atingerii obiectivelor |
|
7 |
Monitorizarea performanțelor |
PS-07.01 |
Monitorizarea şi raportarea performanţelor |
|
8 |
Managementul riscului |
PS-08.01 |
Determinarea expunerii la risc |
|
9 |
Proceduri |
COMISIA SCIM |
|
|
PO-91.01 |
Desemnarea Comisiei de control intern managerial |
||
|
PO-91.02 |
Elaborarea şi codificarea procedurilor de sistem şi operaţionale |
||
|
SECRETARIAT |
|||
|
PO-92.01 |
Elaborarea şi aplicarea deciziilor |
||
|
ADMINISTRATIV |
|||
|
PO-94.01 |
Gestionarea patrimoniului unităţii de învăţământ |
||
|
BIBLIOTECĂ |
|||
|
PO-95.01 |
Utilizarea fondului de carte
|
||
|
CONSILIUL PROFESORAL |
|||
|
PO-96.01 |
Organizarea şi funcţionarea Consiliului Profesoral |
||
|
CONSILIUL DE ADMINISTRAŢIE |
|||
|
PO-97.01 |
Organizarea şi funcţionarea Consiliului de administraţie (C.A.) |
||
|
CONTABILITATE |
|||
|
PO-14.01 |
Întocmirea Bugetului |
||
|
PO-14.02 |
Întocmirea ALOP |
||
|
PO-14.03 |
Control financiar preventiv propriu |
||
|
PO-14.04 |
Achiziţii publice |
||
|
10 |
Supravegherea |
PS-10.01 |
Supravegherea desfăşurării activităţilor desfăşurate în unitatea de învăţământ |
|
11 |
Continuitatea activităţii |
PS-11.01 |
Asigurarea continuităţii activităţilor desfăşurate în unitatea de învăţământ |
|
12 |
Informarea şi comunicarea |
PS-12.01 |
Realizarea circuitului informaţiilor |
|
13 |
Gestionarea documentelor |
PS-13.01 |
Realizarea circuitului documentelor |
|
PS-13.02 |
Arhivarea documentelor |
||
|
PS-13.03 |
Realizarea activităţilor de inventariere |
||
|
14 |
Raportarea contabilă |
PS-14.01 |
Raportarea contabilă şi financiară |
|
15 |
Verificarea şi evaluarea controlului intern |
PS-15.01 |
Realizarea verificării şi evaluării controlului intern managerial |
Elementele minimale care probează implementarea standardului sunt:
- Organigrama instituției
- Statul de personal/ Statul de funcţii
- Fisa postului
- Circuitul documentelor, flux informaţional la nivelul fiecărei şcoli
- Proceduri privind desfășurarea activităților principale.
- Existența unei proceduri de delegare de atribuții.
La nivelul inspectoratelor școlare județene, Comisia de Monitorizare, Coordonare și Îndrumare Metodologică a SCIM a identificat ca funcții sensibile, funcțiile deținute de persoanele care au apartenenţa la una din comisiile/ activităţile următoare:
1 Evaluarea activităţii instituţiilor de educaţie/ a cadrelor didactice în urma inspecţiilor
şcolare şi a obiectivelor stabilite la nivelul ISJ
2 Comisia de înscriere şi evaluare a portofoliilor de selecţie a cadrelor didactice pentru
constituirea corpului naţional de experţi în management educaţional
3 Acordarea de premii
4 Comisia judeţeană de acordare a gradaţiilor de merit
5 Comisia pentru evaluarea cadrelor didactice ce doresc să facă parte din Corpul Profesorilor Mentori
6 Comisiile pentru evaluarea cadrelor didactice care doresc să dobândească calitatea de
metodist al ISJ
7 Comisiile pentru organizarea examenului naţional de bacalaureat
8 Comisiile pentru organizarea examenului naţional de evaluare naţională
9 Comisiile pentru organizarea examenelor de obţinere a competenţelor profesionale
10 Comisiile pentru organizarea concursurilor şi competiţiilor şcolare
11 Comisia pentru organizarea examenului naţional de definitivare în învăţământ
12 Comisia pentru organizarea concursului naţional de ocupare a posturilor/ catedrelor din
învăţământ
13 Comisiile din unităţile şcolare pentru organizarea concursurilor de ocupare a posturilor/
catedrelor apărute în timpul anului şcolar
14 Calitatea de inspector şcolar / metodist al ISJ prin inspecţia / asistenţele la lecţie efectuate
în vederea acordării dreptului de a participa la examenele privind obţinerea gradelor
didactice a celor inspectaţi şi prin inspecţiile efectuate la comanda ISJ
ANEXA 1
Model privind întocmirea unei proceduri documentate de sistem/operaţionale
(a se vedea imaginea asociată)
Procedură de sistem/operaţională [Denumirea procedurii de sistem/operaţională]
Cod: PS - [Nr. procedură din Registrul de evidenţă PS]
Ediţia [……..], Revizia [……..], Data [……..]
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii documentate (conform modelului de mai jos)
┌────┬─────────────┬─────────┬───────┬────┬─────────┐
│ │Elemente │ │ │ │ │
│ │privind │Numele şi│Funcţia│Data│Semnătura│
│ │responsabilii│prenumele│ │ │ │
│ │/operaţiunea │ │ │ │ │
│ ├─────────────┼─────────┼───────┼────┼─────────┤
│ │1 │2 │3 │4 │5 │
├────┼─────────────┼─────────┼───────┼────┼─────────┤
│1.1.│Elaborat │ │ │ │ │
├────┼─────────────┼─────────┼───────┼────┼─────────┤
│1.2.│Verificat │ │ │ │ │
├────┼─────────────┼─────────┼───────┼────┼─────────┤
│1.3.│Avizat │ │ │ │ │
├────┼─────────────┼─────────┼───────┼────┼─────────┤
│1.4.│Aprobat │ │ │ │ │
└────┴─────────────┴─────────┴───────┴────┴─────────┘
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii documentate (sistem/operaţională) (conform modelului de mai jos)
┌────┬───────┬──────────┬───────────┬───────────┐
│ │Ediţia │ │ │Data de la │
│ │sau, │ │ │care se │
│ │după │ │ │aplică │
│ │caz, │Componenta│Modalitatea│prevederile│
│Nr. │revizia│revizuită │reviziei │ediţiei sau│
│crt.│în │ │ │reviziei │
│ │cadrul │ │ │ediţiei │
│ │ediţiei│ │ │ │
│ ├───────┼──────────┼───────────┼───────────┤
│ │1 │2 │3 │4 │
├────┼───────┼──────────┼───────────┼───────────┤
│2.1.│Ediţia │x │x │ │
│ │I │ │ │ │
├────┼───────┼──────────┼───────────┼───────────┤
│2.2.│Revizia│ │ │ │
│ │1 │ │ │ │
├────┼───────┼──────────┼───────────┼───────────┤
│2.3.│Revizia│ │ │ │
│ │2 │ │ │ │
└────┴───────┴──────────┴───────────┴───────────┘
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii documentate (sistem/operaţională) (conform modelului de mai jos)
┌────┬─────────┬────────┬───────────┬───────┬─────────┬────────┬─────────┐
│ │Scopul │Exemplar│Departament│Funcţia│Numele şi│Data │Semnătura│
│ │difuzării│nr. │ │ │prenumele│primirii│ │
├────┼─────────┼────────┼───────────┼───────┼─────────┼────────┼─────────┤
│ │1 │2 │3 │4 │5 │6 │7 │
├────┼─────────┼────────┼───────────┼───────┼─────────┼────────┼─────────┤
│3.1.│aplicare │ │ │ │ │ │ │
├────┼─────────┼────────┼───────────┼───────┼─────────┼────────┼─────────┤
│3.2.│informare│ │ │ │ │ │ │
├────┼─────────┼────────┼───────────┼───────┼─────────┼────────┼─────────┤
│3.3.│evidenţă │ │ │ │ │ │ │
├────┼─────────┼────────┼───────────┼───────┼─────────┼────────┼─────────┤
│3.4.│arhivare │ │ │ │ │ │ │
└────┴─────────┴────────┴───────────┴───────┴─────────┴────────┴─────────┘
Transmiterea procedurii documentate spre aplicare/informare poate fi efectuată
şi către alte departamente din cadrul ministerului în funcţie de necesitate/solicitare
1. Scopul procedurii
2. Domeniul de aplicare
3. Documente de referinţă
4. Definiţii şi abrevieri
4.1. Definiţii
- Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională, regie autonomă, societate la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public.
– Departament - Direcţie Generală, Direcţie, Serviciu, Birou, Compartiment;
– Conducătorul departamentului (compartimentului) - director general, director, şef serviciu, şef birou, şef compartiment;
– Procedură - prezentare, în scris, a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicare necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;
– Procedură de sistem (PS) - procedură care descrie un proces sau o activitate ce se desfăşoară la nivelul tuturor departamentelor din cadrul entităţii publice;
– Procedură operaţională (PO) - procedură care descrie un proces sau o activitate ce se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor departamente din entitatea publică.
4.2. Abrevieri
- EP - entitate publică;
– [Se va completa, după caz.]
5. Descrierea procedurii
6. Responsabilităţi
7. Formular evidenţă modificări
┌────┬──────┬───────┬───────┬────────┬────┬──────────┬───────────────┐
│Nr. │ │Data │ │Data │Nr. │Descriere │Semnătura │
│crt.│Ediţia│ediţiei│Revizia│reviziei│pag.│modificare│conducătorului │
│ │ │ │ │ │ │ │departamentului│
├────┼──────┼───────┼───────┼────────┼────┼──────────┼───────────────┤
└────┴──────┴───────┴───────┴────────┴────┴──────────┴───────────────┘
8. Formular analiză procedură
┌────┬────────────┬────────────┬──────────┬──────────────┬─────────────────────────┐
│ │ │Nume şi │Înlocuitor│Aviz favorabil│Aviz nefavorabil │
│Nr. │ │prenume │de drept │ │ │
│crt.│Compartiment│conducător │sau ├─────────┬────┼──────────┬─────────┬────┤
│ │ │compartiment│delegat │Semnătura│Data│Observaţii│Semnătura│Data│
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼────────────┼────────────┼──────────┼─────────┼────┼──────────┼─────────┼────┤
└────┴────────────┴────────────┴──────────┴─────────┴────┴──────────┴─────────┴────┘
9. Lista de difuzare a procedurii
┌───┬────────────┬───────┬────────┬─────────┬──────────┬──────────┬─────────┐
│ │ │ │ │ │ │Data │ │
│Nr.│ │Nume şi│Data │ │Data │intrării │ │
│ex.│Compartiment│prenume│primirii│Semnătura│retragerii│în vigoare│Semnătura│
│ │ │ │ │ │ │a │ │
│ │ │ │ │ │ │procedurii│ │
├───┼────────────┼───────┼────────┼─────────┼──────────┼──────────┼─────────┤
├───┼────────────┼───────┼────────┼─────────┼──────────┼──────────┼─────────┤
├───┼────────────┼───────┼────────┼─────────┼──────────┼──────────┼─────────┤
└───┴────────────┴───────┴────────┴─────────┴──────────┴──────────┴─────────┘
10. Anexe/formulare
11. Cuprins
Bibliografie:
- Legea Educației Naționale nr.1/2011
- INSTRUCŢIUNEA nr. 1 din 16 mai 2018 privind aplicarea unitară la nivelul unităţilor de învăţământ preuniversitar a Standardului 9 - Proceduri prevăzut în Codul controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018
- MANUAL DE IMPLEMENTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL, Secretariatul general al Guvernului
- GHID DE IMPLEMENTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL ÎN MINISTERULUI EDUCAȚIEI ȘI CERCETĂRII ȘTIINȚIFICE ȘI ÎN INSTITUȚIILE ȘI UNITĂȚILE CARE FUNCȚIONEAZĂ ÎN SUBORDINEA ACESTUIA realizat în cadrul proiectului cofinanţat din Fondul Social European, prin Programul Operațional „Dezvoltarea Capacității Administrative” cu titlul proiectului: ÎMBUNĂTĂȚIREA EFICACITĂȚII ORGANIZAȚIONALE A MEN ȘI A INSTITUȚIILOR SUBORDONATE PRIN DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL INTERN (SCMI), cod SMIS 37635 – implementat de Ministerul Educaţiei și Cercetării Științifice în parteneriat cu Asociația Centrul pentru Integritate şi cu Asociația Romănă pentru Evaluare și Strategie-
Obiectiv general “Îmbunătățirea durabilă a capacității administrative a MEN și a instituțiilor aflate în subordonarea sa prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)”
OBIECTIVE SPECIFICE
A. Identificarea problemelor specifice activităților de control managerial intern impuse de legislația în vigoare, prin realizarea unui studiu exhaustiv;
B. Îmbunătățirea capacității de dezvoltare și implementare a sistemelor de control managerial intern a MEN și a instituțiilor subordonate;
C. Generarea unui cadru procedural nou prin dezvoltarea unor instrumente moderne de sprijinire a activităților de control managerial intern;
D. Creșterea competențelor personalului, prin activități de instruire specifică, pentru utilizarea sistemului dezvoltat prin prezentul proiect;