Uniunea Europeană joacă un rol determinat în sprijinirea și completarea eforturilor pe care statele membre le depun pentru a-și îmbunătăți și moderniza sistemele de învățământ. Obiectivele, instrumentele și modalitățile de cooperare la nivel european sunt descrise în cadrul strategic „Educație și formare 2020”.

Confrom Acordul de Parteneriat al României cu Comisia Europeană pentru perioada 2014 – 2020 au fost acceptate cerințele condiționalității ex-ante aferentă Obiectivului tematic 11 – “Consolidarea capacității instituționale a autorităților publice și a părților interesate și o administrație publică eficientă”.

Potrivit Planului de acțiuni pentru implementarea etapizată a managementului calității în autorități și instituții publice, toate autoritățile și instituțiile publice, inclusiv cele din sistemul de educaţie naţională, a căror dezvoltare a capacității administrative este considerată prioritară în Acordul de Parteneriat pentru perioada 2014 – 2020 au obligaţia de a implementa sisteme unitare de management al calității reprezentate de sistemul ISO 9001 și de instrumentul CAF.

 

Conform Programului Operaţional Capacitate Administrativă aprobat prin Acordul de Parteneriat 2014-2020, în vederea realizării Obiectivului specific I.2. “Implementarea de sisteme unitare de management al calității aplicabile administrației publice, a standardului ISO 9001 și a instrumentului CAF, inclusiv formarea/instruirea specifică pentru implementarea sistemului/ instrumentului de management al calității”, s-au stabilit următoarele actiuni în sistemul de învăţământ, astfel:

1. Implementarea CAF și a standardului ISO 9001 la nivelul Ministerului Educației Naționale

2. Implementarea CAF și a standardului ISO 9001 la nivelul inspectoratelor școlare

3. Implementarea CAF și a standardului ISO 9001 la nivelul celorlalte instituții din subordinea/sub autoritatea MEN

Principalele caracteristici privind implementarea instrumentelor de auto-evaluare CAF în domeniul managementului calităţii în sistemul de învaţământ sunt cele prezentate in tabelul de mai sus.

           

Metoda	Concept	Avantaje	Dezavantaje	Potențial de inovare	Abordare
CAF	Cadrul comun de autoevaluare a modului de funcționare a instituțiilor publice[1] reprezintă un instrument creat, la nivel european[2], special pentru utilizare în sectorul public. Este un instrument de autoevaluare a activității instituției publice, prin care angajații acesteia identifică punctele forte şi slabe ale funcționării instituției publice și propun soluții de îmbunătăţire a activității.	- instrument de management al calității creat pentru utilizarea în administrația publică/Inspectorat şcolar/ Şcoală - analiză a modului de funcționare a organizației publice, pornind de la procese/activități și de la rezultatele obținute - se urmărește îmbunătățirea continuă a activităților - implicare puternică a angajaților - instrument ușor de utilizat (autoevaluare), nu presupune costuri	- risc de subiectivism în  autoevaluare - risc de a nu fi aplicate măsuri de îmbunătățite, după încheierea autoevaluării.	- începe cu o fază de evaluare, în scopul definirii măsurilor concrete de îmbunătățire - acțiunile inovative trebuie să pornească din interior (aspect pozitiv, dar în același timp o provocare)	- începe cu o fază de evaluare, în scopul definirii măsurilor concrete de îmbunătățire aplicate post-evaluare - posibilitate de a obține feedback extern (ca o validare a corectitudinii utilizării instrumentului CAF)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cadrul Comun de Autoevaluare (CAF) este un instrument de management al calității totale dezvoltat de sectorul public pentru sectorul public, inspirat din Modelul pentru Excelență al Fundaţiei Europene pentru Managementul Calității (EFQM). CAF este un instrument folosit în instituțiile publice prin utilizarea tehnicilor de management al calității în scopul de a-și îmbunătăți performanța. CAF a fost revizuit de trei ori, respectiv în 2002, 2006 și 2013.

Modelul CAF urmărește ca rezultatele excelente ale unei organizaţii publice să se realizeze prin leadership, strategie şi planificare, angajaţi, parteneriate, resurse şi procese. Evaluarea pe baza modelului CAF implică aprecierea organizaţiei din mai multe puncte de vedere în acelaşi timp, ceea ce conduce la o analiză complexă a performanţelor obţinute.

Ca instrument al managementului calităţii totale, CAF porneşte de la principiile de excelenţă definite de EFQM, respectiv: orientarea spre rezultate, orientarea spre clienţi, leadership şi stabilitatea scopului organizaţiei (misiunii organizaţiei), management prin procese şi fapte, implicarea angajaţilor, îmbunătăţire continuă şi inovare, parteneriate reciproc avantajoase şi responsabilitate socială.

De asemenea, modelul CAF ia în considerare specificul sectorului public, respectiv anumite precondiţii comune pentru instituţiile din spaţiul socio-politic şi administrativ european: legitimitate (democratică, parlamentară), comportament legal şi etic pe baza unor principii şi valori general acceptate – transparenţă, responsabilitate, implicare, diversitate, echitate, justiţie socială, colaborare şi parteneriat.

Deși aplicat la începutul anului 2000 de catre Unitatea Centrala pentru Reforma Administratiei Publice (UCRAP) din cadrul Ministerului Administratiei si Internelor, într-o primă versiune, fiind primul pas spre managemetul calității totale, în prezent, CAF nu este implementat la nivelul tuturor instituțiilor publice din România, reprezentând încă un instrument dificil de implementat, în lipsa unor instruiri relevante în rândul funcționarilor publici.

În acest moment, structurile asociative ale autorităților administrației publice locale și Ministerul Dezvoltării Regionale și Administrației Publice pot derula activități de sprijin pentru acțiunile de la nivel local, inclusiv prin stabilirea unor parteneriate cu autoritățile și instituțiile de la nivel local și implementarea de proiecte finanțate din PO CA 2014-2020 în vederea implementării instrumentului CAF.

Asemenea modelului EFQM, modelul de excelență CAF 2013, utilizează 9 criterii.

Criteriile de la 1 la 5 tratează practicile manageriale ale organizaţiei (factori). Acestea reflectă ce și cum face organizaţia în vederea atingerii obiectivelor. Criteriile de la 6 la 9 (rezultate) reflectă rezultatele obținute, cuantificate prin măsurarea percepţiei și a performanței referitoare la cetățeni/clienţi, personal, responsabilitate socială și performanțe cheie.

Cele 9 criterii conțin 28 de subcriterii (figura nr.1) care reflectă principalele probleme care trebuie luate în considerare atunci când se face evaluarea organizaţiei.

figura nr. 1: Modelul de excelență CAF 2013

CAF își propune să fie un catalizator pentru un proces de îmbunătățire complet și are 5 scopuri principale:

Ø  Să introducă administraţiile publice în cultura excelenței și a principiilor Managementului Calității Totale;

Ø  Să le ghideze progresiv către un ciclu complet PDCA (planificare, implementare, verificare, acţiune);

Ø  Să faciliteze autoevaluarea pentru a obține o analiză diagnostic și o identificare a acțiunilor de îmbunătățire;

Ø  Să funcţioneze ca o punte de legătură între diferite modele folosite in managementul calității;

Ø  Să faciliteze învățarea continuă și schimbul de experiență.

Pentru atingerea obiectivelor sale, modelul CAF din 2013 promovează cele opt principii ale managementului calității totale:

1.         Orientarea către rezultate;

2.         Orientarea către cetățeni /elevi;

3.         Leadership și constanța scopului;

4.         Managementul pentru procese și fapte;

5.         Dezvoltarea și implicarea personalului;

6.         Învățarea continuă, inovare și îmbunătățire;

7.         Dezvoltarea parteneriatelor;

8.         Responsabilitatea socială.

Prin intermediul instrumentului specific de management al calităţii totale, CAF - Cadrul Comun de auto-evaluare a modului de funcţionare a instituţiilor publice, a fost realizată o analiză de ansamblu a performanţei organizaţionale, a deficienţelor specifice, fiind identificate pârghiile specifice de acţiune menite să sporească eficienţa serviciilor oferite şi să răspundă mai bine solicitărilor publicului. Această analiză instituţională a contribuit la identificarea priorităţilor instituţionale şi la formularea obiectivelor şi a planului de acţiuni specifice instituţiei.

Aspectele problematice identificate vizează: 

Ø  necunoaşterea rolului şi atribuţiilor instituţiei de către unii cetăţeni

Ø  inexistenţa unor proceduri de lucru în formă scrisă

Ø  nesoluţionarea în echipă a unor probleme complexe şi comunicarea deficitară între angajat-şef/responsabil şi între departamente

Ø  fişele de post nu cuprind referiri la: obligativitatea respectării termenelor legale; delegări de competenţe (de ex. pe cine poate înlocui titularul fişei de post sau cine îi ţine locul în situaţia absenţei persoanei); termenele la care să se efectueze o actualizare a conţinutului fişelor

Ø  inexistenţa unei practici de delegare în scris, explicit, a unor sarcini, între colegi

Ø  inexistenţa unei secţiuni pe site-ul instituţiei dedicate întrebărilor cetăţenilor/elevilor/părinţilor/altor părţi interesate.  

După identificarea aspectelor problematice a fost structurat un Plan de acţiuni și s-au luat măsurile specifice, cu definire termeni, responsabili la toate nivelele instituţionale şi vizează următoarele aspecte:

Ø  Întocmirea în scris, în format standardizat, a unor proceduri de lucru specifice, uşor accesible şi utilizabile, asumarea lor de către personalul angajat. Procedurile de lucru au fost elaborate sub forma unui set de reguli unitare şi coerente, care să constituie un instrument practic, util şi transparent, la îndemâna oricărui angajat, care contribuie la fluidizarea şi eficientizarea activităţii la nivel instituţional.

Ø  Utilizarea procedurilor de lucru în activităţile curente.

Ø  Monitorizarea aplicării procedurilor de lucru.

Ø  Adaptarea semestrială a procedurilor de lucru la noile cerinţe instituţionale/legislative.

Ø  Modificarea fişelor de post, atât a personalului de execuţie care să asigure realizarea mai eficientă a sarcinilor cât şi a personalului de conducere care să verifice îndeplinirea acestora. Reformularea fişelor de post asigură continuitatea exercitării respectivelor atribuţii de către o altă persoană din cadrul compartimentului, care să poată prelua cu uşurinţă, rapid şi eficient soluţionarea respectivelor aspecte.

Ø  Realizarea activităţilor specifice şi asigurarea continuităţii lor, cu respectarea termenelor legale.

Ø  Utilizarea unei evidenţe informatizate a documentelor, a circuitului lor şi a modului lor de soluţionare.

Ø   Promovarea rolului şi atribuţiilor instituției.

Ø  Asigurarea transparenţei instituţionale prin afişarea pe site a tuturor informaţiilor publice.

Ø  Activităţi legate de îmbunătăţirea nivelului de informare a cetăţeanului, prin actualizarea şi modernizarea datelor existente pe site-ul instituiţiei:

            - toate informaţii existente pe site-ul instituţiei au fost analizate, selectate şi regrupate astfel încât să reflecte o gamă cât mai largă de activităţi specifice instituţiei, răspunzând în acelaşi timp cerinţelor persoanelor care vin în contact cu aceasta;

            - identitificarea unor întrebări şi răspunsuri frecvente, sintetizarea şi afişarea lor pe site-ul instituţiei, pentru a le face cunoscute şi uşor accesibile mai multor persoane interesate.

            Astfel, diversele solicitări ale cetăţenilor precum şi repetitivitatea unor anumite categorii de întrebări adresate personalului instituţiei au conturat o paletă largă de problematici frecvente. Conducerea instituţiei a considerat utilă identitificarea acestor întrebări şi răspunsuri frecvente, cu sprijinul tuturor structurilor specializate din instituţie, sintetizarea şi afişarea lor pe site-ul instituţiei, pentru a le face cunoscute şi uşor accesibile mai multor persoane interesate. Întrebările au fost reformulate de o manieră impersonală, astfel încât împreună cu răspunsul dat, să ofere, cu indicarea temeiului juridic incident, informaţii complete pentru orice alte situaţii similar;

            - actualizarea periodică a informaţiilor de pe site-ului instituţiei, precum şi sondarea nivelului de satisfacţie al cetăţeanului prin intermediul unui chestionar postat pe site;

            - identificarea şi utilizarea instrumentelor de consultare a cetăţenilor (ex. chestionar, registru de sugestii, cont e-mail, audienţe ).

            - Preluarea propunerilor cetăţenilor pentru eficientizarea activităţii .

            Una din acţiunile relevante prevăzute în planul de acţiuni rezultat din CAF, a fost “Preluarea propunerilor cetăţenilor pentru eficientizarea activităţii”. Pentru îndeplinirea acestei activităţi, instrumentul specific conceput şi aplicat de către Inspectoratul Şcolar, a fost chestionarul de sondare a nivelului de satisfacţie al cetăţeanului privitor la calitatea serviciilor de învăţământ prestate.

            Scopul aplicării chestionarului a fost implicarea cetăţeanului - client în identificarea principalelor deficienţe de furnizare a serviciilor şi evaluarea percepţiei acestuia în vederea îmbunăţirii managementului instituţional şi soluţionării mai eficiente a problemelor specifice. După centralizarea chestionarelor distribuite, s-a realizat o evaluare a răspunsurilor cetăţenilor sub forma unui material - sinteză care identifică atât aspectele pozitive cât şi cele care pot fi îmbunătăţite, alături de propunerile punctuale ale cetăţenilor.

            Rezultate obținute prin intermediul instrumentului CAF:

Ø  Creşterea calităţii serviciilor oferite şi sporirea eficienţei actului administrativ prin: modernizarea imaginii instituţiei, simplificarea procedurilor administrative şi soluţionarea mai rapidă a solicitărilor, sporirea responsabilităţii şi autonomiei personalului angajat, încurajarea practicării delegării, a preluării şi asumării rapide a noilor sarcini de către angajaţi.

Ø  O nouă abordare a managementului instituţional, o creştere a responsabilizării personalului angajat, o standardizare şi fluidizare a activităţilor specifice realizate prin modificările funcţionale interne, actualizarea informaţiilor aflate pe site-ului instituţiei, sondarea nivelului de satisfacţie al cetăţeanului/elevilor/parinţilor/părţilot imteresate privitor la calitatea serviciilor oferite în sistemul de învaţământ.

            Bibliografie:

                        - Legea Educației Naționale nr.1/2011

                        -  Transparenţă şi participare în administraţia publică - Ghidul de bune practice,

                        Autori Camelia Badea şi Florina Pavel

                        - “Noi standarde si practici europene în Asigurarea calităţii administraţiei publice” ,                 

 

     Autor: prof.univ.dr.ing. Nicolae George DRĂGULĂNESCU

                        - “Managementul calitatii” Autor: lect univ. dr. Raluca M. Mihălcioiu

                        - Ghidul CAF 2013 (Common Assessment Framework) promovat de EIPA                         

           (European       Institute of Public Administration)