Stabilirea priorităților individuale/ profesionale/ organizațional-școlare ca principi al eficienței / eficacității presupune un demers riguros ce necesită în mod obligatoriu raportarea la obiective, fără însă a confunda cei doi termeni.
MacKenzie (2001) precizează că „oamenii confundă adeseori scopurile sau obiectivele cu priorităţile. Este destul de simplu de înţeles că priorităţile sunt obiective aşezate în ordinea importanţei” (p. 38, apud Zlate, 2004, p. 167).
A prioritiza înseamnă: să alegi ce faci şi ce nu faci. Identificarea sarcinilor care sunt mai importante la un moment dat, acordându-le mai multă atenţie, energie şi timp; Pentru o prioritizare eficace, trebuie să ştim ce este important şi să facem diferenţa dintre important şi urgent.
Stabilirea priorităților implică: ierarhizarea, ordonarea și eşalonarea tuturor obiectivelor reţinute pentru a fi îndeplinite.
Pentru Covey (2002), un management eficient înseamnă „a ști să dai prioritate priorităților”, iar stabilirea priorităţilor echivalează cu o «gospodărire» efectivă a propriei personalităţi, cu punerea în disponibilitate a capacităţilor ei cognitive, volitive: putere de disociere, analiză, succesiune, aplicare specifică, implicarea factorului «timp» (p. 133). Capacitatea de stabilire a priorităţilor reprezintă pentru autor una dintre condiţiile esenţiale ale eficienţei personale și/sau organizaționale, ea fiind, practic, expresia unei alte capacităţi mai generale, şi anume a celei de autoguvernare/ autoreglare.
Modalitatea de stabilire a priorităţilor la nivel individual/ organizațional se realizează, în principal, în funcţie de două criterii, și anume:
§ importanţa priorităților
§ urgenţa priorităților
luând în considerare ceea ce este esențial, definitoriu pentru individl/ organizație sau pentru etapa/momentul pe care îl traversează.
Concentrarea pe esențial înseamnă:
® protejarea împotriva risipirii energiei şi eforturilor;
® creșerea numărului şi a calitatății oportunităţilor prezente şi viitoare;
® creşterea moralului, a gradului de satisfacţie şi a încrederii în sine.
În practică, diversitatea individuală/organizațională și situațională/ contextuală pot face dificilă, în stabilirea priorităților, distincția între ceea ce este important – neimportant; urgent – neurgent:
obiective care sunt în mod real importante şi urgente, dar nu le acordăm prioritate;
obiective care sunt doar aparent importante şi urgente, dar le acordăm prioritate (unele dintre acestea chiar blocând realizarea obiectivelor realmente esenţiale).
Existența și altor criterii privind stabilirea priorităților devine astfel necesară:
§ beneficiile/ efectele pozitive anticipate (prin realizarea obiectivelor); beneficiile pot fi primare/ imediate şi secundare/ întârziate. Și în acest caz se pot face erori, dacă se consideră a priori că beneficiile primare/ imediate sunt în detrimentul celorlalte, că ar fi mai importante pentru obținerea eficienței (beneficiile secundare/întârziate ale organizării, de exemplu, pot fi mult mai importante decât cele primare/imediate, deși pe moment, o nouă/ o mai bună organizare ar conduce la creşterea cu un anumit procent a performanței; pe termen lung, însă, beneficiile secundare ar putea contribui la consolidarea climatului psihosocial, conducând la o eficiență și performanță sporită comparativ cu efectele imediate).
§ rezultatele rentabile ale obiectivelor: Grove (1985) arată că activităţile manageriale efectuate în vederea realizării obiectivelor propuse pot produce efecte pozitive sau negative, „multiplicate” (majore/extinse sau minore/reduse);
activităţile care afectează un număr mare de persoane;
activităţile ce presupun intervenţii ferme ale managerului prin cuvinte sau comportamente;
activităţile care influenţează pe durate lungi de timp performanţa membrilor organizaţiei.
§ domeniul de interes (unele fiind personale, altele organizaţional-profesionale);
§ specificul perioadei în care se află persoana sau organizaţia (perioade lejere sau aglomerate, de relaxare sau tensionale, de echilibru sau de criză);
§ durata necesară realizării lor (durate scurte sau lungi de timp).
§ gradele de priorităţi (Covey, 2002):
priorități absolute (vizează obiectivele strategice, fundamentale);
priorități medii (au un caracter particular, creând posibilitatea alternativelor);
priorități reduse/scăzute (cuprind activităţi marginale, eforturi minimale).
§ coerenţa şi echilibrarea priorităţilor (evitarea contradicţiilor/ conflictelor dintre ele, fapt care s-ar putea repercuta negativ asupra îndeplinirii lor);
§ claritatea (formularea clară/ neconfuză a priorităților) şi constanța/ stabilitatea priorităţilor, pentru a nu periclita realizarea corespunzătoare a obiectivelor).
Îndeplinirea criteriilor/condițiilor privind stabilirea priorităților va conduce la eficiență/ eficacitate personală/organizațională.
SURSE BIBLIOGRAFICE:
Covey, S. R. (2002). Eficiența în 7 trepte sau Un abecedar al înțelepciunii. București: Allfa.
Grove, A. S. (1985). Le management multiplicateur. Paris: Hommes et Techniques.
Joița, E. (2000). Management educațional. Profesorul-manager: roluri și metodologie. Iași: Polirom.
MacKenzie, A. (2001). Capcana timpului. Manual modern pentru gestionarea timpului. Bucureşti: Teora.
Zlate, M. (2004). Tratat de psihologie organizaţional-managerială. Vol. I. Iași: Polirom.