Plecând de la constatarea că multți oameni consideră în mod eronat eficiența prin prisma rezultatului/producției (cu cât produci mai mult cu atât ești mai activ, mai eficient), Stephen R. Covey (2002) definește eficienţa prin echilibrul dintre rezultatul activității/ producţie (P) şi capacitatea de a produce (CP) personală - cel mai important bun pe care il avem - pe noi înșine, raportarea la cele patru dimensiuni ale naturii umane - cea fizică, cea spirituală, cea mentală și cea social/afectivă. Eficienţa = P/CP. Acest raport/echilibru este valabil pentru cele mai diverse „bunuri” (fizice, financiare, umane) şi situaţii, fiind important atât în plan individual şi interpersonal, cât şi pentru mediul organizaţional; de exemplu, dacă un părinte/ profesor/ unitate școlară folosește „bunurile” umane - copil/ elev/ personal didactic  - numai pentru a produce (P) (performanța școlară/ profesională), deci nu respectă echilibrul P/CP, ei nu fac altceva decât să scadă eficienţa și beneficiile pe termen lung (CP); la fel și în cazul unei centrări excesive pe CP, fără a produce nimic: s-ar omite beneficiile pe termen scurt (P).

          „Echilibrul P/CP îmi apare ca esenţa însăşi a eficienţei. E confirmat în orice domeniu al vieţii. Putem acţiona cu sau împotriva lui, dar de existat, există. E un far.” (Covey, 2002, p. 47).

          O problemă esențială în ceea ce privește gestiunea timpului o constituie  problema generării cantităţilor de timp necesare îndeplinirii obiectivelor şi activităţilor stabilite.

„Felul cum vă folosiți timpul rezultă din felul cum îl apreciați și cum vă stabiliți prioritățile.” (Covey, 2002, p. 144).

          Covey, pornind de la clasificarea activităţilor după gradul de importanţă şi gradul de urgenţă, propune un model managerial al timpului, cu patru cadrane, fiecare dintre cadrane rezultând din cuplajul criteriilor de clasificare a activităţilor:

 

	Urgent	Nu e urgent
Important	I. ACTIVITĂȚI Crize Probleme presante, Proiecte cu termen fix	II ACTIVITĂȚI Prevenire Activtăți CP Crearea unor relații Recunoaşterea noilor Oportunităţi Planificare, recreere
Neimportant	III ACTIVITĂȚI Întreruperi, apeluri Corespondenţe, rapoarte Întâlniri Probleme presante Activităţi mărunte	IV ACTIVITĂȚI Muncă de rutină Corespondenţă Conversaţie la telefon Timp irosit Activități plăcute

Sursa: Covey  (2002), p. 137.

Urgent este ceva care cere o atenție imediată.

Importanța este strâns legată de rezultate; dacă ceva e important, înseamnă că aduce o contribuție oarecare misiunii, valorilor și obiectivelor prioritare.

Urgențele ne provoaca reacții (reactivitate).

Situațiile importante - și neurgente - cer mai multă inițiativă, proactivitate.

      În cadranul I:

®  sunt sarcinile urgente şi importante. Acestea trebuie făcute „ACUM ”.

®  „Execută” – ar trebui să vă ocupaţi de aceste sarcini negreşit.

®   sunt activitățile urgente („crize” sau „probleme”) care cer atenție imediată (acum), iar consecințele nerealizării acestor activități sunt imediate. Aceste activități sunt asociate de obicei cu realizarea obiectivelor altor persoane.

®   exemple de activități din cadranul I: probleme presante (consilii, ședințe, analize urgente etc), crize (preluarea unor activități de la un coleg, telefon urgent etc), proiecte cu termene limită apropiate, probleme medicale personale, aspecte de ultimă oră pentru planificarea unor proiecte (telefoane urgente, situații etc), solicitări urgente etc.

          În cadranul II:

® sunt sarcini importante, dar nu atât de urgente. Prin urmare, ele pot fi reprogramate pentru o altă dată (după ce au fost rezolvate cele urgente).

®   „Decide” – aceste sarcini ar trebui amânate pentru mai târziu.

®     activitățile importante care au ca rezultat atingerea obiectivelor (profesionale și personale). Este foarte important ca aceste activități să fie planificate riguros, pentru a nu ajunge să fie urgente.

®     exemple de activități din cadranul II: planificarea și pregătirea unei activități, construire de relații, identificarea de noi oportunități, timp de recreere, cursuri, dezvoltare personală.

          În cadranul III:

®   sunt sarcini urgente, dar mai puţin importante.

®   „Delegă” – aceste  sarcini ar trebui delegate altor persoane.

®   exemple de activități din cadranul III: întreruperi, apeluri şi consultaţii urgente fără semnificaţie, întâlniri care nu sunt necesare, corespondenţă neimportantă, raportări insignifiante, întruniri şi şedinţe inutile.

          În cadranul IV:

®   sarcinile nu sunt nici importante, nici urgente. Acestea pot să nu fie luate în seamă.

®   „Elimină” – aceste sarcini reprezintă o pierdere de timp şi ar trebui eliminate.

®   sunt  cuprinse activități care trebuie refuzate, ignorate sau anulate.

®   exemple de activități din cadranul IV: activități neproductive, lucruri „cronofage” (consumatoare de timp), activităţi sau întâlniri cu persoane care vor doar „să-şi omoare timpul”, apeluri telefonice şi mesaje electronice neurgente şi neimportante.

          Covey precizează faptul că fiecare dintre noi petrece în mod preponderent  - din punct de vedere al managementului timpului - într-unul dintre cele patru cadrane, dar poate să creadă în mod eronat că trăiește într-un alt cadran (de exemplu, se poate afla în Cadranul III, deși crede că se află în Cadranul I).

Persoanele situate în cadranul I au ca rezultate:

§   stres

§   epuizare

§   supraaglomerare

§   crize

Persoanele situate în cadranul III au ca rezultate:

§   focalizarea pe activităţi pe termen scurt

§   managementul crizelor

§   reputaţie proastă (caracter „cameleonic”)

§   desconsiderarea planurilor

§   sentimentul victimizării, pierderea controlului

§   relaţii dureroase sau ruinate

           Persoanele situate în cadranele III şi IV au ca rezultate :

§  iresponsabilitate totală

§  pierderea locurilor de muncă

§  dependenţa de alţii sau de instituţii în vederea satisfacerii nevoilor bazale

         Persoanele situate în cadranul II (activităţile importante, dar neurgente). au ca rezultate:

§  reducerea activităților din Cadranelor III şi IV, deoarece, urgente sau nu, ele conţin activităţi neimportante

§  managementul eficient

§  păstrarea echilibrului P/ CP:

®   viziune

®   perspectivă

®   echilibru

®   disciplină

®   stăpânirea situaţiilor

®   crize puţine

Soluții practice pentru fiecare Cadran:

Ø  pentru Cadranul I: soluția pentru a avea cât mai puține urgențe este planificarea riguroasă a activităților importante pentru ca acestea să nu devină urgente;

Ø  pentru Cadranul II: soluția pentru a gestiona eficient lista de activtități de făcut („to do list”) este data de includere în agenda zilnică a unui timp special, dedicat rezolvării unor probleme neprevăzute și urgente;  Activităţile Cadranului II fiind atât de semnificative - cadranul II reprezintă „inima managementului individual eficient” (Covey, 2002, p. 139) -  se pune problema de unde luăm timpul necesar pentru realizarea lor. Soluții:

­         iniţial, acesta trebuie extras din cadranele III şi IV;

­         ulterior, va putea fi extras chiar din cadranul I pe măsură ce activităţile acestui cadran vor fi mai bine pregătite şi, mai ales, pe măsură ce activităţile preventive ale Cadranului II se vor dezvolta.

Ø  pentru Cadranul III: soluția pentru a gestiona activitățile neimportante dar urgente este includerea în agenda zilnică a anumitor intervale regulate la care există disponibilitate pentru colegi/subalterni/ceilalți în general, precum și disponibilitate pentru întâlniri, e-mailuri, apeluri telefonice/solicitări;

Ø  pentru Cadranul IV: soluția pentru a gestiona activitățile neimportante și neurgente  este revizuirea obiectivelor.

Paradigma Cadranului II îndeamnă oamenii, managerii să privească mai curând „prin lentilele importanţei decât prin cele ale urgenţei”; de asemenea, dacă ea este aplicată cu „regularitate, va schimba în mod spectaculos viaţa” (Covey, 2002, pp. 164-165).

Pentru o planificare eficientă a timpului se recomandă:

ü stabilirea obiectivelor - SMART (Specific. Măsurabil, Abordabil, Relevant, delimitat în Timp) atât în plan personal cât și în plan profesional și verificarea permanentă a împlinirii obiectivelor stabilite (monitorizare și evaluare);

ü stabilirea priorităţilor ţinând seama de urgenţa şi de importanţa acestora;

ü planificarea activităților și prioritizarea prin elaborarea unei liste de activități ”to do list!”, pe săptămâni, pe zile și pe ore; Lista este indicat să cuprindă: timp pentru planificare (duminica/luni de dimineață și apoi la începutul fiecărei zi), timp pentru delegare și monitorizare, timp pentru rezolvarea unor probleme neprevăzute și urgente, timp pentru relaxare între activități, timp pentru „hoții de timp” etc.

ü stabilirea de date exacte la care să se facă evaluarea îndeplinirii sarcinilor.

ü cultivarea proactivităţii pentru a putea rezista presiunilor din Cadranul I;

ü a învăţa să spui „nu” unor activităţi din Cadranul I care au aparentă urgenţă, dar care nu sunt urgente;

ü delegarea, cu centrarea pe întrebările: „ce deleg?”,„cui deleg?”, „cum deleg?”, „de ce deleg?”, „care sunt beneficiile delegării?”

          Reguli pentru  managementul eficient al timpului:

Ø  Concentraţi-vă energia pentru realizarea scopurilor pe care vi le-aţi propus.

Ø  Cercetaţi cel mai mare beneficiu şi cel mai mare risc, în ceea ce priveşte activităţile.

Ø  Reflectaţi asupra a ceea ce se va întâmpla în cel mai rău caz, dacă nu duceţi imediat activitatea la bun sfârşit.

Ø  Activităţile importante şi urgente constituie o problemă de care trebuie să vă ocupaţi imediat! Nu le amânaţi, chiar dacă vă sunt neplăcute.

Ø  Delegaţi sau alocaţi timp şi asumaţi-vă responsabilitatea de a efectua activităţile care sunt importante, nu şi urgente.

Ø  Delegaţi sau reduceţi numărul activităţilor neimportante, dar urgente.

Ø  Nu începeți o activitate care nu este importantă sau urgentă.

Ø  Îndepliniţi sarcinile pe rând, astfel încât să vă puteţi concentra asupra lor.

Ø  Fiţi concişi în convorbirile telefonice, nu consumaţi timpul inutil.

Ø  Învăţaţi să spuneţi „nu”, responsabilizaţi şi alte persoane.

Beneficiile gestionării eficiente a timpului sunt multiple: productivitate și eficiență sporite, obținerea unei mai mai bune reputații profesionale, reducerea stresului, creșterea oportunităților de avansare, oportunități mai mari de a atinge obiective importante de viață și de carieră, obținerea libertății și a puterii.

SURSE BIBLIOGRAFICE:

Covey, S. R. (2002). Eficiența în 7 trepte sau Un abecedar al înțelepciunii. București: Allfa.

Zlate, M. (2004). Tratat de psihologie organizaţional-managerială. Vol. I.  Iași: Polirom.